Как делать больше без тайм-менеджмента. Обзор книги «Джедайские техники»

Максим Дорофеев написал книгу «Джедайские техники». Полное название книги — «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо».

Это прямо мегакрутое чтиво — плотность полезного так велика, что мозг закипает. Поэтому если приметесь за нее, советую читать ее небольшими порциями — применять в жизни написанное, и только потом продолжать дальше. Также советую конспектировать книгу — хоть там все и полезное, наш мозг все сразу не запомнит. Он — ленивец.

Поехали: наш обзор на книгу «Джедайские техники» — важные, ценные и полезные советы.

джедайские техники

Из статьи вы узнаете:

Вступление: как работает наш мозг

Согласно Дэниелу Канеману, основоположнику поведенческой экономики, в нас живет 2 системы принятия решений: система 1 — быстрая, и система 2 — неповоротливая, но решает задачи.

Быстрая система — это такая себе обезьянка, которая принимает решения о сиюминутных удовольствиях — поесть, поспать, заняться сексом, выпить или посерфить в интернете. Это те действия, которые приносят нам моментальное удовольствие и ради которых не нужно напрягаться.

Медленная система — это рациональная часть нашего мозга. Это там, где живет наша сила воли и вдумчивость. Это та часть, которая нужна, чтобы продуктивно работать, достигать целей и жить рационально, а не импульсивно. Для продуктивности нам всегда нужна медленная система.

У этой медленной системы есть ресурс, который Дорофеев называет мыслетопливом. Мыслетопливо отвечает за работу мышления, силу воли, память и самоконтроль. Проблемы с продуктивностью возникают тогда, когда этот ресурс истощается.

Модель мозга по Тиму Урбану
Модель мозга от Тима Урбана, американского исследователя продуктивности и прокрастинации

Об основной проблеме с продуктивностью — нам не хватает мыслетоплива, а не времени

Чтобы сделать любую рабочую задачу, нужно время, мыслетопливо и мотивация. И проблема не в том, что времени нет или его не хватает. Не хватает, как правило, не времени, а мыслетоплива.

Ресурс мыслетоплива ограничен, а мы часто разбрасываемся им без разбору. Универсальное правило для того, чтобы экономить мыслетопливо, — думать.

Универсальное правило — в любой непонятной ситуации думай

Все потому, что когда мозг видит задачу и не понимает, что нужно сделать, — он ее бросает. Между срочной и важной задачей мозг всегда выбирает понятную.

Как мы теряем мыслетопливо и что происходит потом

Каждый раз, когда вы говорите «я запомню» и не записываете, вы уменьшаете количество мыслетоплива. Мозг будет постоянно пытаться удержать эту информацию в голове, и кусочек мыслетоплива будет расходоваться.

Чтобы быть вежливым, тоже нужно мыслетопливо. Думаю, вы замечали, что когда вас отвлекают во время сложной задачи, вы можете вспылить.

В течение дня всех озаряют гениальные идеи по какому-то поводу. И вряд ли вы их тоже записываете. Но они также расходуют мыслетопливо.

Когда нам не хватает мыслетоплива, нас захватывает быстрая система 1 — мы становимся менее сдержанными, и нам сложно сопротивляться искушениям.

Запасы мыслетоплива ограничены и восполняются медленнее, чем расходуются. Вывод — мыслетопливо нужно экономить.

Давайте посмотрим на распространенные симптомы неэкономичного мышления, которые есть, пожалуй, у сотрудников каждой компании.

Симптомы неэкономичного мышления

В этом разделе мы только расскажем о симптомах неэкономичного мышления. Как с ними бороться — расскажем немного ниже.

Эффект дырявого стека

Например, вы отправляете человеку письмо и получаете от него ответ в течение 10 минут. Это, скорее всего, значит, что человек реагирует на самое последнее пришедшее ему письмо. Для него срочное = самое важное.

Поэтому когда в следующий раз вы отправляете ему письмо, скорее всего, чем дольше вы ждете ответа — тем меньше шансов, что он вам напишет. Это потому, что, скорее всего, другое письмо, которое пришло после, вытеснило ваше и заняло его внимание. Тут срабатывает правило «кто последний — тот и важный».

Если человек не записывает это в свои задачи, он ответит вам с небольшой вероятностью.

Нелинейная зависимость длительности от сложности

Вы могли замечать, что, например, задача в половину условного человекочаса делается за полчаса, в один человекочас — за час, в два — за два часа. Но в какой-то момент наступает перелом: задача в четыре человекочаса делается день, задача в восемь человекочасов — неделю, а задачу в 40 человекочасов могут вообще не довести до конца.

Дело в том, что чем масштабнее задача, тем вероятнее ее исполнитель будет прокрастинировать.

Неэкономия масштаба

Например, мы получаем задачи по одной. Как только выполняем одну, нам дают следующую. Работая таким образом, мы, например, можем сделать за день десять задач.

Теперь представим, что у нас в любой момент две незаконченные задачи одинаковой сложности. И как только мы завершаем одну из них, нам сразу же дают еще одну. Таким образом, в любой момент мы работаем над одной задачей, а вторая ждет. Если мы заражены неэкономией масштаба, наша производительность может упасть — и мы сделаем восемь задач, например, вместо десяти. Это потому, что будем переживать, расставлять приоритеты и планировать.

Эффект выпрямления сроков

Как это выглядит:

  1. К нам приходит человек, ставит задачу и спрашивает, сколько времени мы будем ее выполнять.
  2. Оценивая, мы хотим назвать срок, к которому точно успеем. Поэтому закладываем в оценку какой-то запас времени, если что-то случится.
  3. Вместо того, чтобы сразу начать делать задачу, мы разбираемся с более срочными задачами — эта задача не горит, потому что у нас есть запас времени.
  4. Приступаем мы в итоге к задаче уже впритык к дедлайну. И если ничего непредвиденного не случится, мы успеваем ровно в срок. А если случается — мы опаздываем, потому что потратили свой резерв.

В итоге любой названный дедлайн — это дата, раньше которой задача не будет сделана.

При наложении этого эффекта на работу в команде проект выполняется гораздо дольше, чем мог бы.

Эффект сжатия/разрежения сроков

Часто количество времени, которое человек отводит на задачу, ничего не говорит о ее сложности. Человек может заложить больше времени не потому, что задача сложная, а потому что не очень понимает саму задачу.

Поэтому когда человек уже заложил какое-то время на непонятную задачу, менеджер, услышав число, добавит временной запас к этому — на всякий случай.

Если это командная задача, так скорее всего, будут делать все участники — разрежать сроки. В итоге когда срок выполнения дойдет до заказчика, он может возмутиться нереалистичной цифре и сказать свои сроки, к которой все должно быть готово — эффект сжатия сроков.

Бракованный день

Часто кажется, что для крупных задач нужны большие непрерывные куски времени — по 2-4 часа. Когда у нас половина дня состоит из совещаний, кажется, что ничего толкового за день больше не сделаешь — остаются лоскутки по 15-20 минут, которые мы просто выбрасываем.

Мы очень часто жалуемся на нехватку времени, хотя на самом деле его у нас более чем достаточно. Просто оно какое-то рваное: тут пять минут, там десять, здесь двенадцать. А мы все ждем и ждем огромных двух-трехчасовых бревен, брезгливо выкидывая небольшие щепочки

Мы рассмотрели эффекты неэкономного мышления и к чему они приводят. Теперь рассмотрим приемы, которые помогут сэкономить мыслетопливо и продуктивнее работать.

Приемы, как экономить мыслетопливо и продуктивнее работать

Базовый прием — думать

Цикл выполнения задач

Когда к вам поступает задача, нужно:

  1. Подумать, что нужно сделать.
  2. Поняв, что нужно сделать, пополнить список задач.

Важно! Как правильно формулировать задачу:

Для того чтобы список задач приносил реальную пользу, нужно, чтобы каждая задача соответствовала трем критериям:

  • Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?».
  • Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме.
  • Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели.

Например, вам нужно получить деньги на командировку. Не нужно писать в списке: получить деньги на командировку. Запишите первый шаг, который нужно сделать — сходить к бухгалтеру Юле. Это мозгу понятно — после первого шага вы автоматически сделаете все, что еще нужно в этой задаче.

Пример неправильной и правильной формулировки задачи из книги и эффект:

  • Задача «Сдать отчет по командировке» через 3 месяца откладывания на потом превратилась в «Поискать дома в желтом рюкзаке чек за оплату гостиницы», сдвинулась и решилась через 2 дня.

Записать первоочередное действие

3. Когда вы понятно записали формулировку задачу, делайте ее — тут за задачу берется обезьянка, она просто делает.

4. После того, как сделали задачу, проверьте внешние источники — почту.

У этого цикла выполнения задач два пути:

  • После выполнения задачи можно проскочить проверку почты и перейти сразу к этапу «Думать» для новой задачи.
  • Если задача занимает меньше 10 минут, можно сразу делать.

Разгружать рабочую память

Наверняка вам знаком такой мысленный диалог:

— Я задача «купи молока», ты помнишь меня?
— Да-да, помню тебя.
— А я задача «перезвони Коле», ты помнишь
меня?
— Да-да, и тебя помню тоже.
— А я задача «купи молока», ты точно меня еще
не забыл?
— Да ты же уже спрашивала, помню я, помню!

Когда вы стараетесь все держать в голове, вы отжираете сами у себя мыслетопливо.

Как разгрузить рабочую память:

  • Сядьте в тишине и выпишите список всего, что всплывает в голове.
  • Сядьте вечером, вспомните весь день в хронологии обратно и запишите все забытое, что не записали.

Регулярно очищайте входящую информацию

После того, как вы выписали список всего, что всплыло в голове, нужно разобраться и с другими входящими. Пересмотрите:

— Блокноты;
— Список неоткрытых или неотвеченных писем;
— Незакрытые вкладки;
— Документы на рабочем столе.

После пересмотра нужно понять, что выбросить, над чем сейчас поработать, а что пока отложить.

После просмотра у вас будет 4 «деловых элемента»:

  • Задачи: четкие, конкретные действия — можно поручить обезьянке;
  • Проекты: большие куски активности, где надо подумать прежде, чем начать. Проекты состоят из задач — нужно внимание рационального;
  • Информация: знания и справочная информация — понадобятся в будущем;
  • Встречи — кто, куда, что.

Самое главное — не перемешивать все эти сущности — задачи, проекты, встречи и информацию. Их нужно хранить отдельно друг от друга и не переживать из-за того, что они могут (и, скорее всего, будут) храниться в разных инструментах.

Может показаться, что все выписанные дела аккуратно распадутся на 4 категории, но это не так. Например, в письме могут встречаться все 4 элемента — задача, проект, справочная информация и предложение о встрече. Поэтому обращайте на это внимание при обработке писем и вычленяйте отдельные элементы.

Использовать внешнее хранилище

Внешнее хранилище должно включать в себя:

  1. Список задач.
  2. Список проектов — в популярных программах по управлению списком задач можно вести и проекты.
  3. Календарь для встреч.
  4. Систему хранения справочной информации.

Запомните: ни одна программа сама по себе не поможет сделать больше или достичь чего-то такого, чего вы не можете без нее. Программа выполняет единственную функцию — хранит и организовывает записанную информацию. А вот, что вы туда запишете, как сформулируете и насколько глубоко продумаете, как раз будет сильно влиять на то, что вы в итоге сделаете.

Задачи желательно привязывать к проектам — чтобы вы видели что и по какому проекту вы уже выполнили.

Если у вас больше 2 встреч в неделю — посещения спортзала тоже относятся ко встречам, встречам с собой, — нужно вести календарь.

Для системы хранения информации нет особо четких требований — но готовьтесь регулярно пересматривать информацию, которую будете там хранить. Также не стремитесь найти одну-единственную программу для смартфона, в которой будете хранить всё-всё. Возможно, для одних целей подойдет бумажный блокнот, для других — приложение на телефоне.

Регулярно делайте обзор системы

У многих список задач может оказаться довольно большим, и его полный обзор может стать слишком трудоемким.

Поэтому приготовьтесь просматривать списки «Сегодня» и «На этой неделе» минимум раз в день в рамках ежедневного обзора, а весь список целиком — минимум раз в неделю в рамках еженедельного обзора. Это нужно, чтобы планировать неделю, понимать объем и, возможно, избавляться от каких-то уже ненужных задач.

Уменьшите количество вредных переключений

Чтобы концентрироваться на задаче и беречь мыслетопливо:

  • Отключите лишние уведомления: в мессенджерах и почте. Договоритесь с собой проверять мессенджер и почту периодически. Уберите подальше телефон.
  • Заходите в соцсети дозированно — например, создайте регулярную задачу в списке «Посмотреть соцсети 10 минут». Когда ваш мозг отвлечется от задачи, заскучает и попросит развлечься, мягко напомните ему, что помните о нем и скоро это сделаете — это записано в ваших задачах.

Работайте «помидорами»

Используйте технику работы Pomodoro — работайте небольшими фиксированными квантами по 25–35 минут. Каждый квант посвящается конкретной задаче.

Каждый «помидор» должен состоять из трех основных этапов:

1. Подготовка к помидору. Просмотрите свой список задач и решите, что вы сделаете в следующие 15–25 минут. Каким будет результат этого кванта времени? Все ли у вас есть, чтобы получить этот результат?

2. Помидор. Поставьте таймер и начните работать. Таймер нужен как минимум для того, чтобы не смотреть каждые 20 секунд на часы с вопросом «время еще не вышло?».

3. Завершение помидора и принятие решения. Как только таймер прозвенит, отвлекитесь от задачи и посмотрите, что удалось сделать.

Решите, что будете делать дальше: делать следующую задачу, если сделали эту; переформулировать и доделать текущую; или доделать текущую, потому что вы попали в поток и хотите продолжать над ней работать.

Таймер Pomodoro

Используйте правило пустого инбокса и записывайте почту в список задач

Это правило поможет вам справляться с эффектом дырявого стека, о котором мы рассказывали выше.

Правило пустого инбокса: настройте почту так, чтобы все входящие письма автоматически становились прочитанными. Это правило может показаться вам радикальным, но на самом деле это не так.

Чтобы обработать новые входящие сообщения, необязательно знать, было ли письмо прочитано. Главное — знать, было ли оно обработано — сделали ли вы то, что вас просили в письме, задали ли вопросы по недостающим моментам или внесли нужную информацию в ваше хранилище.

Настройте фильтры в почте так, чтобы все входящие письма отмечались как прочитанные. Обработанные письма перемещайте в специальную папку, которую создадите под это, а новые необработанные письма будут висеть во входящих, пока вы не переварите их и не переместите в папку. Попробуйте пожить неделю в таком режиме, а потом принимайте решение, подходит он вам или нет.

Закладывайте буфер и начинайте заранее

Чтобы успевать задачи в срок, нужно делать две вещи:

  • Закладывать временной буфер на непредвиденные обстоятельства.
  • Начинать работать над проектом заблаговременно — то есть, не тратить буфер на непредвиденные обстоятельства до начала работы.

Как быть разумно многозадачным: законы впихивания и вытягивания

Причина многих бед при планировании — это то, что мы ставим в план столько задач, сколько нужно выполнить, а не сколько можем.

Законы впихивания: при попытке впихнуть невпихиваемое:

  • выпихивается ранее впихнутое;
  • уменьшается предел впихиваемости.

Первый закон впихивания: когда человек достигает предела взятых задач, дополнительная работа начинает вытеснять предыдущую. Шансы вытесненной работы на завершение начинают стремительно снижаться.

Второй закон впихивания: например, вы можете сделать задач на условных 12 мозговаттчасов в неделю — это ваша средняя производительность. Если вам дают работы на 6 мозговаттчасов, вы сделаете ее всю и, возможно, сможете сделать что-то дополнительное. Если вам дадут работы на все ваши 12 мозговаттчасов, — вы сделаете ее всю. Но если вам будут давать объем больше 12 мозговаттчасов, например, на 15 мозговаттчасов, вы сделаете уже не на максимальные 12, а, например, на 10. Чем больший объем работы впихивается, тем меньше полезной работы человек может сделать.

Согласно теории ограничений чтобы сделать больше, нужно ограничить объем входящих, — как бы парадоксально это ни звучало. Это было доказано кейсом в эстонской полиции, где следователи были перегружены работой — на каждого приходилось по 20 дел, которые они пытались вести одновременно, прыгая с одного на другое.

Когда консультанты по теории ограничений пришли в этот участок и постановили ограничить объем входящих дел до 5, произошли чудесные изменения:

  • Количество завершенных дел в месяц на одного следователя выросло в два раза.
  • Очередь дел, ожидающих начала расследования, сократилась на 50%.
  • Повысилось качество работы: исчезли возвраты из прокуратуры на доследование.
  • Ушел стресс.

Да, новые дела стали открываться позже, но расследование по ним завершается значительно раньше. Звучит парадоксально: чтобы закончить раньше,
надо начать позже.

Перейти от впихивания задач к вытягиванию непросто.Для этого нужна большая доза решимости, смелости и силы воли. Это потому, что когда работы много, естественное желание нашей обезьянки — как можно быстрее с ней разделаться.

А еще может выйти так, что в какой-то момент мы не можем двигаться дальше, так как ждем результатов от кого-то. В этом случае может показаться, что лучший вариант — это схватиться за что-то новое. Вместо этого попробуйте ускорить получение результатов по уже начатым задачам — так дело пойдет быстрее.

Итого:

  • Берите меньше задач, чтобы делать их быстрее и в итоге делать больше.
  • Если вы простаиваете по нескольким задачам, потому что ждете от кого-то информации,не хватайтесь за новое — попробуйте ускорить получение результатов.

Итоги: как быть продуктивнее

  • Универсальное правило — подумать, понять и потом сделать.
  • Правильно формулировать задачу по трем критериям.
  • Меньше переключаться: отключить лишние уведомления и уделять дозированное время соцсетям.
  • Разгружать рабочую память.
  • Подобрать внешнее хранилище для задач, проектов, встреч и справочное информации.
  • Делать регулярные обзоры хранилищ.
  • Работать по технике Pomodoro.
  • Регулярно очищать входящую информацию.
  • Брать меньше задач, чтобы делать их быстрее и в итоге делать больше.
  • Закладывать буфер на непредвиденные обстоятельства и не тратить его просто так.
  • Настроить фильтр в почте, чтобы входящие письма сразу становились прочитанными.

Делитесь с нами отзывами в комментариях!

Расскажите, собираетесь ли вы использовать техники из нашей рецензии на «Джедайские техники» — что вам было интересно и что взяли для себя. Если уже что-то используете — делитесь, как это на вас повлияло.

Валерия

Маркетолог HOSTiQ и альтер-эго кота Хвостика. Ест за себя и за Хвостика.
Понравилась статья? Оставь свой голос!