Как делать крутые презентации

Сделать доклад на конкурсе, защитить дипломный проект, заинтересовать потенциального клиента, презентовать результаты работы руководству — все это сопровождается выступлением. Если что-то из этого списка вам приходилось или предстоит делать — статья точно для вас.

Презентация — не просто набор слайдов в PowerPoint, Keynote или другом пригодном для этого редакторе, сопровождаемый речью докладчика. Чтобы сделать хорошую презентацию, нужны навыки.

Я прочитала книгу Алексея Каптерева «Мастерство презентации. Как создавать презентации, которые могут изменить мир» и хочу поделиться с вами, как превратить свое выступление с презентацией в настоящее действо, интересное и приносящее результат.

Три главные составляющие презентации

Собрать материал, вместить его на слайды и подготовить речь — вовсе не залог успешной презентации. На каждом из этапов нужно поработать — над информацией и над собой. Каптерев выделяет три основные составляющие презентации:

история
слайды
подача

Чтобы зацепить слушателя и зрителя, каждая составляющая строится на трех принципах:

фокусе
контрасте
единстве

Дальше разберем, как готовить презентацию на каждом из этапов.

История

Каким бы количеством информации вы ни обладали, сколько бы фактов ни собрали, выдать их аудитории в чистом виде — плохая идея. Любую информацию нужно структурировать. Здесь поможет сторителлинг. Все факты, которые вы собираетесь рассказать аудитории, выстройте в логичной последовательности и покажите связь между ними.

На этапе создания истории выделите информацию, которая поможет донести вашу идею, структурируйте ее и объедините в единое полотно.

Фокус в истории

Прежде всего определите, какова цель вашей презентации, чего вы хотите добиться.

Сформулировать цель помогут ответы на вопросы:

Что я хочу, чтобы они сделали?
Что я хочу, чтобы они запомнили?

Важный момент: акцент не на том, что вы хотите сделать (рассказать, проинформировать), а какой реакции добиваетесь от аудитории.

Правильный ответ на вопрос «Какая цель?» — «Я хочу, чтобы они … (поверили в мой план, в меня, оставили контакты, пересмотрели свои взгляды на вопрос и так далее)».

Важно иметь собственное видение того, о чем вы говорите. Не бойтесь спорных моментов. Если говорить только то, что, по вашему мнению, аудитория хочет услышать, — презентация будет скучной. Будьте готовы отстаивать свое мнение, но не навязывайте его.

Когда определили цель, соберите все ваши мысли и запишите на бумаге либо составьте ментальную карту, сформируйте структуру. На данном этапе не трогайте PowerPoint и вообще забудьте о нем на время. Сейчас история должна предстать пред вами в виде иерархии, а не линейной последовательности, как на пленке или слайдах.

Как выглядит выступление для аудитории и для выступающего

Контраст в истории

Контраст и напряжение в истории создает конфликт. Нет конфликта — нет истории. Вам нужно вызвать эмоции аудитории, интригу, а лучший способ это сделать — создать конфликт: между реальными людьми или взглядами, показать внутренние противоречия (конфликт ценностей, идей).

Не решайте проблему раньше времени, позвольте зрителям следить за развитием событий, поддерживайте напряжение в истории. Вспомните, как быстро вы теряли интерес к фильму, финал которого становился предсказуем уже через полчаса после начала просмотра. Не допускайте такого в вашей презентации.

Если зритель потеряет нить повествования, ему тоже станет скучно. Чтобы избежать этого, подавайте факты в каком-то контексте, иначе они не будут иметь смысла, а ваш рассказ превратиться в набор слов.

Единство в истории

У вас есть цель и конфликтная ситуация, решение которой подведет (по крайней мере, так задумано) слушателя к нужным вам выводам. Самое время сделать историю целостной.

Структура истории для презентации схожа с сочинением:

вступление
проблема
решение
заключение

Важно выдержать баланс и тайминг, чтобы ни одна из этих частей не была ни слишком короткой, ни слишком затянутой.

Самыми короткими являются вступление и заключение. Последняя — еще и самая эмоционально заряженная часть вашего выступления. Больше всего времени занимает решение проблемы, где вы делитесь своими идеями, предложениями, разрешаете конфликт. Постановка проблемы — средняя по длительности и вторая по степени эмоциональности часть выступления.

Разница эмоциональности разных частей презентации

Если ваша задача — привлечь внимание к проблеме, не бойтесь уделить ей больше внимания.

Слайды

После создания истории, приступайте к слайдам.

На этом этапе нужно:

решить, что вынести на слайды
какие приемы использовать, чтобы визуализировать вашу мысль
на чем и как правильно сделать акцент
как заставить слайды быть частью повествования, а не отвлекающим фактором.

Давайте разберемся, как же добиться желаемого.

Фокус слайдов

При создании каждого слайда задавайтесь вопросом «Какова его цель?». Этот вопрос уместен по отношению к целому слайду и конкретным его элементам. Не бойтесь пустого пространства. Будет хуже, если вы наполните презентацию ничего не говорящими картинками и нечитаемым текстом.

Выделяйте только одну концепцию на каждом слайде. Более важные элементы сделайте крупными и яркими, а менее важные — мелкими и близкими к цвету фона.

Для текстового слайда главный элемент — заголовок. Такой тип подачи информации хорошо подходит, чтобы о чем-то быстро напомнить зрителям. В списках вместо стандартных буллет-поинтов используйте мелкие иконки (картинки). Старайтесь, чтобы в перечне было не более 4 пунктов длиною до 4-5 слов.

Пример правильной и неправильной подачи информации

Фотографии и гифки добавляют эмоциональности выступлению. Если хотите вызвать эмоцию, сделайте изображение крупным и акцентным. Используйте реальные фото или возьмите их из интернета. Избегайте шаблонных изображений или подавайте их с юмором.

Не перегружайте слайды. Если вам приходится пользоваться лазерной указкой, чтобы объяснить слайд или указать зрителям, куда смотреть, его нужно переделать.

Контраст в слайдах

Диаграммы — хороший способ убедить людей в чем-то. Но проблема в том, что там нет сравнения, не видна разница. Важно показать перемену: было — стало. Если доход компании в этом году составил N-ную сумму гривен, то хорошо это или так себе будет понятно только из сравнения аналогичного дохода за предыдущие годы.

Если вы презентуете что-то еще неизвестное публике, тоже используйте сравнение. Так, Стив Джобс на презентации нового iPod сравнил его размер с упаковкой жвачки для наглядности. Важно, чтобы объект сравнения был знаком и понятен вашей аудитории.

Избегайте мусора на графиках: лишних меток или легенд, фона. Прежде, чем создать схему, подумайте, что именно хотите сказать. Выделите основную идею и проиллюстрируйте именно ее.

Не старайтесь удивить аудиторию необычными сравнениями или схемами. Если напрашивается какое-нибудь очевидное сравнение, используйте его. Если мысль можно донести просто и доступно, не изобретайте велосипед лишь для того, чтобы отличиться.

Единство слайдов

Любая информация, присутствующая на слайдах, должна гармонично сочетаться. Если вы добавляете какое-то фото, его нужно сопроводить текстом соответствующего шрифта, выбрать подходящий фон. Все это должно быть в гармонии.

Самое важное на слайде — изображение. Если используете картинку, иллюстрацию, ее обязательно нужно сделать крупной.

Если нужно выдержать фирменный стиль, вместо самого логотипа используйте соответствующие ему цвета.

Дизайн слайдов делают не столько ради красоты, сколько для того, чтобы они стали понятнее, задали общий тон, вызвали определенные эмоции и ассоциации у публики.

Как оптимально соединить усилия и эффект от дизайна презентации

Подача

Наступает самый волнительный этап презентации — выход к аудитории. Для многих выступление на публике сродни пытке. Как подготовиться, побороть волнение и справиться с эмоциями, стоя перед зрителями, поговорим дальше.

Фокус в подаче

Во время выступления нужно сфокусироваться. И вовсе не на тексте презентации. Хорошо подготовиться и точно знать, о чем будете говорить и какую мысль доносить, нужно заранее. Не зазубривайте текст наизусть, заученный монолог слышен сразу. Такая подача вызывает скуку и желание удалить докладчика со сцены.

Предположим, что вы уже достаточно хорошо знаете свою речь, поэтому можете немного сместить фокус.

Первое, на что нужно обратить внимание, — ясность слов. То, о чем вы говорите, публика хочет понимать. Избавьте речь от бюрократизмов, профессионального жаргона и сложных терминов. Используйте короткие предложения вместо сложных лексических конструкций. Так вы не запутаетесь сами и сможете удержать интерес и внимание зрителей.

Факторы успеха презентации согласно опросу специалистов

Регламент важен для выступления, но важнее хорошо выступить. Если время выступления истекло, а доклад не закончен, признайте это до того, как вам начнут напоминать о превышении регламента. Если вы понравились публике, она позволит закончить начатое.

Рассказывайте так, будто общаетесь с другом или приятелем. Объясняйте сложные моменты, когда видите недоумение на лицах. Важно следить за реакцией людей, чтобы вовремя заметить, когда интерес к вам гаснет, и привлечь их внимание.

Не переставайте общаться с людьми, держите зрительный контакт, задавайте вопросы. Как только вы потеряете контакт с публикой, вас перестанут слушать и найдут что-то более интересное в своих телефонах.

Будьте готовы посмеяться над собой, если возникнет непредвиденная курьезная ситуация или нестыковка. При этом не старайтесь быть смешным намеренно.

Контраст в подаче

Контраст в подаче — это смена эмоций, страстность оратора. Когда вы буквально горите, рассказывая о своем предмете, это передается зрителю. Ровно как и безразличие. Сложно увлеченно и страстно говорить о том, что вас не интересует.

Будьте страстным оратором, не бойтесь втянуть аудиторию в дискуссию. Многие выступающие опасаются говорить что-либо, что может вызвать споры. Не бойтесь дискуссии, ведь с ее помощью выступление будет более живым. Если аудитория спорит с вами — значит ей не безразлично то, о чем вы говорите.

Единство в подаче

Вы стоите перед публикой и забыли слова, перепутали понятия, сказали что-то не то, споткнулись. Список можно продолжать. Подобная ситуация — не «шеф, всё пропало», а время для импровизации.

Мы давно отошли от вышколенных ораторов, которые вещали с невозмутимым лицом. Сейчас публика ценит честность и аутентичность. Будьте собой и честно признайте свою ошибку. Освободите возникшее напряжение с помощью юмора, сделайте ошибку смешной. Самый легкий способ сделать это — преувеличить ее, сделать акцент.

Научитесь свободно выражать свои мысли. Перестаньте контролировать каждое сказанное вами слово. Перейдите из режима корректировки слов в голове на режим мониторинга — слушайте свою речь, слушайте то, что произносите.

Основа любой импровизации — репетиция. Речь идет не о заучивании текста, а о том, чтобы отработать основные моменты выступления заранее и не беспокоиться о них во время самого мероприятия. Проработав различные ситуации заблаговременно, вам будет легче расслабиться и не потеряться, если что-то пойдет не по плану.

Общее впечатление

Книга очень интересная, в ней множество советов, которые помогут в подготовке презентации. Чтобы удачно выступить и добиться желаемого эффекта, следуйте рекомендациям Каптерева:

определите цель презентации, какой реакции хотите добиваетесь от аудитории
систематизируйте информацию, сформируйте структуру презентации, сделайте историю целостной
создайте конфликт в истории, не бойтесь спорных тем
определите цель каждого слайда, на одном слайде — одна идея
используйте изображения, чтобы вызвать эмоции
включите в список не более 4 пунктов длиною до 4-5 слов
используйте дизайн, чтобы сделать презентацию понятнее, задать общий тон, вызвать эмоции
подготовьтесь к выступлению заранее, но не учите текст наизусть
рассказывайте понятным языком, словно общаетесь с другом
следите за реакцией аудитории, не позволяйте ей потерять к вам интерес
не бойтесь посмеяться над собой, но не старайтесь быть смешным нарочно
будьте страстным оратором, вовлекайте аудиторию в дискуссию.